Rechnung statt Daten neu erfassen
Lieferant, Rechnungsnummer, Termine, Summen und einzelne Positionen werden aus der strukturierten Datei für die Prüfung bereitgestellt.
Softwaregeneration 1.11 · Eingangsrechnungen
XRechnung nicht nur erfüllen – im Einkauf sinnvoll nutzen.
Strukturierte Lieferantenrechnungen importieren, lesbar prüfen und Positionen zuordnen: PK-WS reduziert doppelte Erfassungsarbeit und bereitet den Weg zum Einkaufsbeleg und Wareneingang kontrolliert vor.
Weniger abtippen
Abweichungen erkennen
Lagerprozess vorbereiten
Mehr als eine Dateipflicht
Aus strukturierten Rechnungsdaten wird ein besser vorbereiteter Einkauf.
Der entscheidende Vorteil liegt nicht im XML-Format selbst, sondern darin, vorhandene Daten kontrolliert weiterzuverwenden. So entsteht weniger Übertragungsarbeit und mehr Transparenz vor der Bestandswirkung.
Artikel gezielt zuordnen
EAN beziehungsweise GTIN, Lieferantenartikelnummer und eigene Artikelnummer unterstützen die Zuordnung. Mehrdeutige Treffer bleiben eine bewusste Entscheidung.
Fehler vor dem Lager erkennen
Mengen, Einheiten, Preisbasis, Steuergruppen und Summen werden geprüft. Unklare Positionen werden sichtbar, bevor daraus ein bestandswirksamer Beleg entstehen darf.
Vom Eingang bis zur Freigabe
Ein nachvollziehbarer Ablauf statt blinder Automatik.
- 1
XRechnung importieren
Die strukturierte XML-Datei wird hochgeladen, technisch geprüft und für die weitere Bearbeitung registriert.
- 2
Lesbar kontrollieren
Rechnungsdaten, Positionen, Steuerinformationen und Summen werden verständlich dargestellt.
- 3
Artikel zuordnen
Eindeutige Treffer werden vorgeschlagen. Neue, unklare oder nicht lagerrelevante Positionen bleiben prüfbar.
- 4
Beleg vorbereiten
Die bestätigten Daten bilden die Grundlage für einen Wareneingangs- oder Einkaufsbeleg.
- 5
Bestand bewusst freigeben
Erst ein ausdrücklich bestätigter, installationsbezogen freigegebener WaWi-Beleg darf eine Lagerbewegung auslösen.
Zeit und Nerven sparen
Vom geprüften Datensatz zum Einkaufsbeleg.
Der geplante Folgeprozess übernimmt bestätigte Rechnungspositionen nicht unkontrolliert, sondern verbindet sie mit den vorhandenen Einkaufs- und Lagerabläufen. Das schützt vor doppelten Lagerbewegungen und macht Entscheidungen nachvollziehbar.
- vorhandene Bestellungen oder Wareneingänge zuerst abgleichen
- Lieferant, Artikel, Einheiten, Mengen und Preise bestätigen
- Einkaufs- beziehungsweise Wareneingangsbeleg kontrolliert erzeugen
- Lagerzugang erst mit bewusster Bestandsfreigabe auslösen
- Originaldatei, Prüfung und Folgebeleg nachvollziehbar verbinden
Aktueller Freigabestatus
Import, Visualisierung und Prüfung sind im Repository nachgewiesen. Die bestandswirksame Belegerzeugung befindet sich in der kontrollierten Einführung und wird derzeit nur nach individueller technischer und fachlicher Abstimmung freigegeben.
Sicherer Nutzen
Bestandsneutral prüfen. Bestandswirksam erst nach Bestätigung.
Ein hochgeladenes Dokument verändert nicht automatisch den Lagerbestand. Nicht zugeordnete Artikel, unbekannte Einheiten oder Summendifferenzen bleiben sichtbar und blockieren den Folgeprozess, bis sie fachlich geklärt sind.
E-Rechnung und digitale Bestellung
Weitere strukturierte Prozesse im PK-WS Produktstand.
XRechnung als Ausgangsbeleg
Strukturierte XML-Rechnungen für vorgesehene Empfänger- und Austauschprozesse erzeugen und ausgeben.
ZUGFeRD als Ausgangsformat
PDF-Darstellung und strukturierte Rechnungsdaten in einem abgestimmten Ausgangsformat erzeugen und versenden.
XBestellung exportieren
Bestelldaten für einen strukturierten digitalen Austausch aus dem vorgesehenen PK-WS Prozess ausgeben.
XOrder importieren
Digitale Bestelldaten in den vorgesehenen Importprozess übernehmen, prüfen und für die weitere Bearbeitung bereitstellen.
Verfügbarkeit, unterstützte Profile und produktive Freigabe hängen von Softwarestand, Modulen, Berechtigungen, Stammdaten und der jeweiligen Installation ab. Bestehende Kundenanlagen sind nicht automatisch auf Version 1.11 aktualisiert.
Häufige Fragen
XRechnung-Import verständlich erklärt.
Kann PK-WS eingehende XRechnungen importieren?
Ja. Strukturierte XML-Rechnungen können in einer dafür eingerichteten Installation hochgeladen, lesbar dargestellt und auf Kopf-, Positions-, Steuer- und Summendaten geprüft werden. Der konkrete Format- und Funktionsumfang wird vor dem produktiven Einsatz geprüft.
Werden Artikel aus der XRechnung automatisch erkannt?
PK-WS analysiert unter anderem EAN beziehungsweise GTIN, Lieferantenartikelnummern und eigene Artikelnummern. Eindeutige Treffer können vorgeschlagen werden; unklare oder neue Positionen bleiben sichtbar und benötigen eine bewusste Zuordnung.
Kann aus dem Import ein Einkaufsbeleg mit Lagerbewegung entstehen?
Der vorgesehene Folgeprozess führt geprüfte und zugeordnete Rechnungsdaten kontrolliert in einen Einkaufs- oder Wareneingangsbeleg. Da ein solcher Beleg den Bestand beeinflussen kann, wird diese Ausbaustufe derzeit nur nach individueller technischer und fachlicher Freigabe angeboten und nicht als allgemeine Automatik zugesagt.
Ändert bereits der Upload den Lagerbestand?
Nein. Upload, Visualisierung und Analyse sind bestandsneutral. Eine Lagerwirkung darf erst durch einen ausdrücklich bestätigten und für die Installation freigegebenen WaWi-Beleg entstehen.
Welche Vorteile bringt der Import im Tagesgeschäft?
Rechnungspositionen müssen nicht erneut vollständig abgetippt werden. Das reduziert Übertragungsarbeit, macht Abweichungen früh sichtbar und bereitet Artikelzuordnung, Belegprüfung und den späteren Wareneingang nachvollziehbar vor.
Ihr Einkaufsprozess entscheidet
Prüfen, wie XRechnungen bei Ihnen Zeit sparen können.
Wir klären Softwarestand, Eingangsformate, Artikelstammdaten, Belegkette, Lagerwirkung und den passenden Freigabeweg.