Immer wieder erreichen uns Fragen rund um Kassensysteme und Software. Um Ihnen ein bestmögliches Hintergrundwissen zu vermitteln, haben wir häufig gestellte Fragen für Sie beantwortet.
Diese Entscheidung sollte Wohl überlegt sein. Ihr neues Kassensystem muss einfach und leicht verständlich sein, gleichzeitig muss es alle Anforderungen vom Gesetzgeber erfüllen. Schnell verliert man den Überblick. Daher können Sie sich hier eine kostenlose Infodatei downloaden die Ihnen bei der Wahl des richtigen Kassensystems helfen soll. Wir haben 21 Punkte ausführlich in einer PDF Datei für Sie zusammengefasst. Nehmen Sie sich etwas Zeit und Laden Sie sich das PDF-Dokument über den Button Download herunter
Sie betreiben ein Kassensystem? Dann wissen Sie, dass die elektronische Dokumentation extrem wichtig ist, um bei Betriebsprüfungen unauffällig zu bleiben. Ab 01.01.2018 wird der Fiskus noch flexibler: Ohne Ankündigung und auch außerhalb einer Betriebsprüfung dürfen die Beamten dann eine Kassen-Nachschau vornehmen. Lesen Sie, was das bedeutet und nutzen Sie die Tipps von PK-WS.de, um auf alle Anforderungen vorbereitet zu sein.
Die Kassen-Nachschau, die ab 01.01.2018 gilt, ist ein eigenständiges Verfahren der Finanzverwaltung, um schnell zu klären, ob Sie alle Kassendaten ordnungsgemäß erfassen. Die Prüfer suchen dabei nach auffälligen „erheblichen Sachverhalten“ in der Kassendokumentation ihrer „Geschäftsvorfälle“. Wird der Prüfer fündig, sind Sie dran: Es drohen erhebliche Steuer-Hinzuschätzungen. Umso wichtiger ist die lückenlose Aufzeichnung nach Abgabenordnung und Handelsgesetzbuch (§§ 140 bis 148 AO und §§ 238 ff. HGB Sobald Ihre Bücher und Aufzeichnungen mangelhaft sind (wesentliche einzelne Mängel oder viele unwesentliche Mängel), gilt das als Ordnungswidrigkeit! Wenn Ihre Nachweise kein plausibles Gesamtbild mehr vermitteln, kommt es zu der gefährlichen Hinzuschätzung (§ 162 AO).
Die neue Kassen-Nachschau ab 2018 umfasst auch die offene Ladenkasse. Und da sollten sich die Betroffenen vor Ungemach schützen. Denn nun darf der Prüfer auch „als Kunde getarnt“ bei Ihnen am Verkaufsstand erscheinen. Auf diese „Entdeckungsgefahr“ sollten Sie jederzeit vorbereitet sein. Sobald sich der Beamte mit Ausweis zu erkennen gibt, haben Sie Stress: Bücher, Aufzeichnungen und die komplette Kassenführung sind nach Verlangen offenzulegen.
Als Händler sollten Sie dringend darauf achten, dass Ihr Kassensystem auf die handels- und steuerrechtlichen Ordnungsvorschriften abgestimmt ist. Das Bundesfinanzministerium hat bereits 2011 unter dem Titel „Aufbewahrung digitaler Unterlagen bei Bargeschäften“ neue Regelungen erlassen, die nun zum Ende des Jahres in Kraft treten. Am 01.01.2017 endet die derzeit geltende Übergangsfrist. So rücken Kassensysteme nun auch verstärkt in den Fokus von Kontrollen und Prüfungen durch das Finanzamt.
Wenn Sie eine elektronische Kasse im Einsatz haben, muss diese ab dem 01. Januar 2017 den strengeren Vorschriften entsprechen. Die neuen Regelungen beziehen sich zum einen auf den Umfang der zu speichernden Unterlagen und zum anderen auf die Dauer der Aufbewahrung. So genügt etwa das Aufbewahren von Papierausdrucken des Tagesabschlusses den neuen Anforderungen nicht mehr. Sollten Sie sich nicht an die neuen Bestimmungen halten, drohen Ihnen mitunter hohe Nachzahlungen an das Finanzamt, da diese Ihre Einnahmen und Ihren Gewinn schätzen.
Das BMF schreibt vor, dass alle Daten des elektronischen Kassensystems zwingend elektronisch aufgezeichnet werden müssen. Zudem ist es erforderlich, dass die elektronisch erstellten Unterlagen während der Aufbewahrungsdauer (in der Regel 10 Jahre) jederzeit verfügbar, unverzüglich lesbar sowie maschinell auswertbar sein müssen. Ebenso ist es Pflicht, die Daten manipulationssicher zu speichern, das heißt, jede Änderung muss nachverfolgbar sein. Stornos dürfen zum Beispiel nicht einfach gelöscht werden, sondern der gesamte Vorfall muss dokumentiert und erkennbar bleiben.
Neben elektronischen Registrierkassen haben Sie noch die Möglichkeit PC-Kassen oder POS Systeme einzusetzen. Diese Kassensysteme laufen mit bestimmten Softwares unter Betriebssystemen wie z.B. Windows oder MAC OS. Alle Daten werden dabei auf einer Festplatte gespeichert. Damit haben Händler die Möglichkeit alle geforderten Vorgänge ordnungsgemäß elektronisch zu speichern und dem Finanzamt per Datenexport zur Verfügung zu stellen. Auch die Speicherkapazitäten sind bei PC-Kassen in ausreichendem Umfang vorhanden.
Das PK-WS Kassensystem entlastet Sie bei alltäglichen Aufgaben wie dem Kassieren, dem Bestandsmanagement, der Buchführung und beim Online-Marketing. Alle Kassenvorgänge werden einzeln aufgezeichnet und automatisch GoBD-konform gespeichert. Durch die benutzerfreundliche Oberfläche können Sie und Ihre Mitarbeiter sofort kassieren. Sie zahlen einmalig für das Komplettpaket – und die Kasse gehört Ihnen oder Sie entscheiden sich für unsere Leasinglösung.
Grundsätzlich gibt es keine Formatvorgaben, in welchem Format die Daten bereitgestellt werden müssen. Alle steuerrelevanten Daten müssen maschinell auswertbar sein. Hier entfallen die üblichen Formate wie PDF und sämtliche Bild/Fotokopieformate. PK-WS Kassensysteme verwenden das IDEA - Datenformat zur Sicherstellung der Auswertbarkeit.
Die Aufzeichnungssysteme müssen ab 2020 ein Sicherheitsmodul, ein Speichermedium und eine digitale Schnittstelle besitzen. Das alles muss zertifiziert werden. Sie als steuerpflichtiger Kassenbetreiber müssen dann eine elektronische Belegausgabe sicherstellen, die auch ausgedruckt ausgereicht werden darf. Weil das aber nicht immer praktikabel oder zumutbar ist, gibt es optionale Befreiungen (§ 148 AO). Ab 2020 haben Sie, Art und Anzahl der elektronischen Aufzeichnungssysteme und der zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtungen dem Finanzamt mitzuteilen.
Gerne helfen wir Ihnen bei der Entscheidung zu Ihrem Kassensystem. Entweder bei einem persönlichen und unverbindlichen Beratungsgespräch, am Telefon oder per Email.